POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE CONSERVATION DES DONNÉES PERSONNELLES DES CLIENTS
Dernière mise à jour : 25 septembre 2025
Responsable de la protection des renseignements personnels : Cindie Croteau-Côté, Propriétaire de la clinique.
Bienvenue sur https://orientationhypnotherapie.com/, ci-après dénommé « le Site ».
Dans le cadre de ses activités, La Clinique Orientation et Hypnothérapie, utilise et traite des Renseignements personnels aux fins de l’exécution de ses services.
Cette politique explique comment nous collectons, utilisons, communiquons, partageons, conservons, protégeons et détruisons vos informations personnelles.
Cette politique fait suite aux exigences concernant la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des Renseignements personnels, soit la Loi 25.
En communiquant vos Renseignements personnels (par l’intermédiaire de notre Site, par courriel, en personne ou par téléphone), vous acceptez que ceux-ci soient traités conformément à ce qui est indiqué dans la présente politique, et vous autorisez La Clinique Orientation et Hypnothérapie et ses fournisseurs de services à traiter vos Renseignements personnels aux fins énoncées ci-dessous.
Types de renseignements collectés et conservés dans le dossier des clients
Lorsque vous visitez le Site et lorsque vous communiquez avec les Représentants de la clinique, différents types de Renseignements personnels vous concernant peuvent être collectés et traités dans le cadre de la réalisation de leurs activités et de leurs services soient les suivants :
Pour tous les dossiers des clients :
- Nom et prénom ;
- Date de naissance ;
- Adresse ;
- Adresse courriel ;
- Numéros de téléphone ;
- La raison de la consultation ;
- Données factuelles sur l’état de santé physique et psychologique du client ;
- Personne à contacter en cas d’urgence (ainsi que son numéro de téléphone).
Comment sont collectés vos Renseignements personnels?
Nous collectons vos Renseignements personnels de plusieurs façons :
- En discutant en personne ou par téléphone ;
- Via des Liens vers les Réseaux sociaux : Notre Site web peut inclure des boutons de liens vers des plateformes de Réseaux sociaux, tel que Facebook. Lorsque vous utilisez ces boutons pour accéder à nos pages ou profils sur ces Réseaux sociaux, des informations, telles que votre identifiant de profil, peuvent être collectées par ces plateformes conformément à leur politique de confidentialité. Nous ne contrôlons ni ne sommes responsables de la collecte ou de l’utilisation de vos données personnelles par ces plateformes.
- Par courriel ou par message sur les Réseaux sociaux ;
- Lors de vos inscriptions via le site GOrendez-vous ;
- En remplissant notre formulaire de consentement et/ou notre questionnaire de santé ;
- Lors de vos demandes de renseignements par l’intermédiaire de notre formulaire de contact figurant sur notre Site ;
- Par l’utilisation de fichiers témoins « cookies ». Ces derniers ne sont installés qu’après avoir recueilli votre consentement ;
- Par vos actions transactionnelles de nos services.
La Clinique Orientation et Hypnothérapie utilise des « cookies » fonctionnels et statistiques pour faciliter la visite de son Site et optimiser l’expérience des clientes et clients lors de leur navigation sur ceux-ci en personnalisant l’information en fonction des intérêts de chacun.
Il est à noter qu’une fois le service débuté, les Renseignements personnels sont également contenus et conservés dans :
- Les dossiers en naturopathie qui contiennent les rapports des rencontres, le questionnaire santé et les factures d’honoraires. Ces dossiers et documents contiennent les mêmes données que celles nommées plus haut. Ces Renseignements sont nécessaires à la compréhension de l’évolution de la démarche en hypnothérapie et\ou relation d’aide.
Comment sont utilisés vos Renseignements personnels ?
Vos Renseignements personnels seront utilisés conformément à la législation applicable à la protection des renseignements personnels et conformément au consentement donné.
Nous utiliserons vos Renseignements personnels pour les finalités suivantes :
- Afin de fournir nos services ainsi que pour la conduite de nos affaires en général ;
- Pour répondre à des demandes de renseignements ;
- Pour envoyer notre infolettre lorsque vous avez choisi de recevoir de telles communications (vous pouvez vous désabonner à tout moment) ;
- Afin de satisfaire et de nous conformer aux obligations légales et réglementaires (notamment comptables et fiscales).
Accès aux informations
Cindie Croteau-Côté, en tant que responsable de la protection des Renseignements personnels, veille à assurer le respect et la mise en œuvre des dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels et traite les plaintes ainsi que les demandes d’accès aux Renseignements personnels
Conservation
Les dossiers papier sont conservés dans un bureau et classeur barré au lieu principal de pratique des professionnels de la Clinique. Les dossiers numériques sont conservés dans le OneDrive accessible via un compte Microsoft 365 professionnel.
Les courriels échangés entre les professionnels de la Clinique et les clients sont également conservés dans le compte Microsoft 365 professionnel de chaque professionnel. Ces comptes sont protégés par une application d’authentification.
Les rendez-vous des clients sont notés dans un calendrier associé au compte de la Clinique sur la plateforme de prise de rendez-vous GOrendez-vous.
Droit d’accès, de rectification, de portabilité et de suppression
Pour avoir accès à vos Renseignements personnels, pour demander une rectification de vos Renseignements personnels ou pour retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation de vos Renseignements personnels, vous devez adresser une demande écrite à la responsable de la protection des Renseignements personnels, soit Cindie Croteau-Côté.
La demande de rectification devra être particulièrement précise et vous identifier correctement pour permettre à Cindie Croteau-Côté de corriger ou de compléter adéquatement les Renseignements personnels jugés inexacts ou incomplets.
Vous pouvez aussi demander l’accès à vos Renseignements personnels informatisés que vous avez fournis, dans un format technologique structuré et couramment utilisé. La demande de retrait du consentement peut entraîner la fin du bénéfice des services offerts par les professionnels de la Clinique pour la personne concernée.
Destruction des renseignements personnels
Responsable de la protection des renseignements personnels : Cindie Croteau-Côté, Propriétaire de la clinique.
Les professionnels de la Clinique conservent chaque dossier pendant au moins 5 ans à compter de la date du dernier service professionnel rendu. À l’expiration de ce délai, ils peuvent procéder à la destruction du dossier en s’assurant de préserver la confidentialité des renseignements qui y sont contenus.
La destruction des dossiers papier sera effectuée par chaque professionnels de la Clinique à l’aide d’une déchiqueteuse.
Les dossiers numériques sont également détruits après la période prescrite de 5 ans.
Traitement des plaintes
Les plaintes doivent être transmises à Cindie Croteau-Côté, Propriétaire de la clinique, à cette adresse : [email protected] ou par téléphone : 581-990-9911.
Plan de gestion des incidents
Responsable de la gestion des incidents : Cindie Croteau-Côté, Propriétaire de la clinique.
En cas de fuite de données sensibles concernant certains clients et pouvant leur causer des préjudices sérieux, le plan d’action suivant sera suivi :
1) Aviser la Commission d’accès à l’information (CAI) ;
2) Contacter le(s) client(s) par courriel dans les meilleurs délais ;
3) Entrer les informations dans Annexe I – Registre des incidents de confidentialité.
(Dernière version de la présente politique : 25 septembre 2025)
